我校召开2008年
档案工作会议

    3月19日，我校在国际交流中心210会议室召开了2008年档案工作会议。各职能部门主管档案工作的领导、专兼职档案员80余人参加了会议。会议由党委校长办公室主任赵曼主持，赵忠副校长参加了会议并作了重要讲话。会议还对在2007年归档工作中表现突出的优秀兼职档案员进行了表彰。

    会议首先由李文艳馆长回顾2007年档案工作，安排2008年归档工作。政研室主任、党委校长办公室副主任刘有全宣读了表彰决定，赵忠副校长为彭爱菊、马军涛等10名优秀兼职档案员颁发了荣誉证书并合影留念。
    会议还进行了经验交流，研究生院杨家荣副院长、国际交流中心罗军处长，教务处李论、宣传部马军涛同志分别发言。杨家荣副院长说，他自己是搞科研出身的，深刻认识到档案很重要。研究生院档案工作做的比较好，首先是领导很重视档案；二是各职能部门的密切配合；三是实行毕业生学籍档案的数字化管理，建立电子档案，不仅方便学生查询，而且可节约贮存空间；四是组织编写了研究生院《年鉴》，平时就重视了档案材料的收集和归类工作。
    罗军副处长说，在2006年研究生院评估过程中，档案发挥了重要的作用，所有的数据资料都要到档案馆去查找依据和佐证。档案工作贵在平时的收集和积累。在提到外事活动工作时，他说，许多外事活动的文件材料和照片，是非常珍贵的，真实地反映了学校外事活动发展的轨迹。他在处室有关会议中，多次强调档案的重要性，并要求档案员做好归档工作。
    教务处李论同志说，做为兼职档案员，应具备三点要求：一是要认真学习档案理论知识，同时要求所在部门业务科室人员了解档案知识，营造全员参与的氛围。二是坚持教学管理与档案管理工作同步进行。三是要多沟通、多请教，避免多走弯路。
    宣传部马军涛同志从“勤、熟、齐、全”四个方面高度概括了身为兼职档案员在做好档案工作应具备的基本素质。即，工作要勤、业务要熟、资料要齐、档案要全。
    赵忠校长在总结讲话中说，2007年学校档案工作进入到了一个良性发展阶段，出现了许多亮点，如学籍档案的数字化处理工作，在数字化校园发展过程中先行了一步，初步建成了一个新型的档案管理网络体系。这与档案馆全体工作人员默默的、无私的奉献精神、敬业精神分不开的，值得我们大家学习。
    2007年归档工作还存在的一些问题，主要是由于观念上认识不足，对档案的范畴认识不够。纸质档案很重要，与之产生的电子档案也是现代化管理的一个重要组成部分，应做为一个重要的元素进行保存。因此，今年各部门在工作部署上，要更新观念，力争做好电子档案和实物档案的保存工作。我要再次强调档案的重要，假若没有档案，我们很难定出下一年的计划和规划，这也是学校在每年末都要对各部门工作做回头望的原因所在，同时也是体现各单位工作做得好的一个方面。
2008年启动数字化校园建设工作，电子文件和档案应成为学校数字化校园的一个重要元素和组成部分，学校档案工作务必要适应现代化发展的要求。他还提出了三点要求，一是各部门要养成编写《年鉴》的习惯，并作为一项日常工作；二是兼职档案员的工作在每季度作回头望，便于部门年终工作回头望，也便于做好每年的归档工作；三是希望学校档案工作在2008年继续有创新。
    最后，赵曼主任说，学校对档案工作很重视，目前从上到下、从领导到一般工作人员，大家对档案工作都有了一个清醒的认识。作为领导，对各部门的归档工作要有具体的要求；作为兼职档案员，对自己的工作也必须有要求，所有兼职档案员要牢记“勤、熟、齐、全”四个字，本着对自己、对部门、对学校负责的态度，认真做好学校档案工作。

2008年3月20日    

供稿：安聪娥 摄影：张小军