西北农林科技大学档案管理办法

第一章   总  则

第—条  为了加强学校档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、“高等学校档案实体分类法与档案工作规范”，结合我校实际情况制定本办法。

第二条  学校档案是指在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

第四条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分。

第二章  管理体制

第五条  学校档案工作接受教育部、国家档案局、陕西省教委、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。学校成立以分管校长为主任委员的档案工作委员会，对全校档案工作的重大问题进行讨论和审议。档案馆由一名副校长分管，挂靠校长办公室，人事档案业务上由人事处指导。

第六条   档案馆的主要任务是：

一. 贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定学校档案工作规划、管理制度和实施细则；

二. 负责对各单位的档案工作进行监督、检查和指导。组织各单位专、兼职档案人员的业务学习和培训；

三. 负责学校各类档案的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为学校各项工作和社会服务；

四. 参加重大科研成果、新产品试制鉴定和基建工程竣工验收及重要仪器设备开箱验收等工作；

五. 参加学校史料的编研工作；

六. 执行保密制度，确保档案的安全；

七. 开展档案宣传和咨询活动；

八. 开展档案学术研究和交流活动。

第七条  为了妥善保管和便于利用档案，各处级单位必须有一名负责人分管档案工作，并指定一名文书处理人员兼职从事档案工作，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第三章  文件材料的形成和归档

第八条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。文书处理人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求，按时整理立卷归档。上报科研成果、验收基建工程、鉴定试制定型的新产品时，必须有档案馆提供的档案材料归档证明后，方可进行。

第九条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案馆捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。

第十条  综合档案归档范围

一. 党群管理类

党委各部(室)、纪委、工会、团委等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

二. 行政管理类

各学院、行政各处(室)、直属单位在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

三. 教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料，按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016号)执行。

四. 科学研究类

1. 上级下达、外协、自选等各类科研项目中形成的全部文件材料；经批准中断和取得负结果的科研项目所形成的具有保存价值的文件材料。

2. 在国内外刊物上发表的论文，学术会议上交流的论文，研究报告的手稿和印本。

3. 参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

4. 科研工作中形成的管理文件材料等。

五. 产品生产类

学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的全部文件材料、样品或照片、录像等。

六. 基本建设类

1. 基建工程归档文件材料，按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发 [1988] 4号) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2. 房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

七. 仪器设备类

各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料。

八. 出版物类

学校编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

九. 财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财预字[84]第85号)执行。

十. 外事类

出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。

聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者，在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照(复制件)等文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。

十一. 声像档案

反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。

十二. 人物档案

学校副高级职称以上人员和名誉教授、兼职教授及对学校做出突出贡献的其他教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件、生平事迹等各种载体的有关文件材料。

十三. 实物档案

凡属反映本校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十一条  人事档案归档范围

学校在干部、职工人事工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其它材料。

第十二条  归档要求

一. 实行由文件材料形成单位、课题组立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。

二. 归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

三. 文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案馆移交归档，科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

四. 凡由几个单位合作完成的项目，由主持单位立卷归档保存一套完整的档案，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外，将副本送主持单位保存。

第十三条  归档时间

一. 党政部门和按年度归档的单位，在次年六月底前归档结束。

二. 教学部门和按学年归档的单位，在次学年寒假前归档。

三. 科研、基建等单位，在项目完成后两个月内归档。

四. 仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档。

第四章  档案管理

第十四条  档案馆接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十五条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。

第十六条  要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第十七条  已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须有负责人审查核准。

第十八条  要定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做出记录。

第十九条  单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。

第二十条  对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第二十一条  做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。

第五章 档案的利用

第二十二条  档案馆要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

利用档案必须遵循以下规定：

一. 学校各单位查阅本单位归档的档案，经办人可以直接到档案馆调阅。查阅非本单位的重要档案，须经归档单位同意。

二. 学校教职工查阅已公开的档案，凭介绍信、证件，说明利用档案的目的和范围，在档案阅览室查阅，确需借出的档案，一般不得超过十天。

三. 外单位查阅学校档案应持介绍信，经档案馆馆长签字批准后，方可查阅。

四. 凡摘录、复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，才能生效。涉及专利或成果转让，按专利法和成果转让的规定办理。

五. 查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处罚。

第二十四条  未经学校授权或上级管理机关批准，任何组织或个人无权公开档案。

第六章 鉴定和销毁

第二十五条  在主管校长领导下，由业务部门、保密委员会、档案馆组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。

第二十六条  档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：

一. 凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。

二. 凡是在一定时期学校进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。

三. 介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案．一律从长划定。

第二十七条  销毁档案，应造册登记，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章  档案工作人员

第二十八条  档案工作人员属于专业技术人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)，按《档案人员专业技术职务试行条例》(职改字[1998]第39号)规定，实行专业技术职务聘任制。

第二十九条  档案工作人员(专、兼职)的职责：

一. 坚持四项基本原则，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。认真钻研档案专业理论，不断学习新知识、新技术，努力提高档案管理水平，以适应档案事业的发展。

二. 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，制订本单位规章制度和实施细则。

三. 指导、协助各部门做好文件材料的立卷归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，督促兼职档案人员按期向档案馆移交档案。

四. 参加科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收工作。

五. 做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研等工作。

六. 遵守国家有关保密规定，确保档案的安全。

七. 做好档案宣传、提供利用和咨询服务等工作。

八. 做好档案库房的管理以及各种设备的维护、使用工作。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十条  档案馆要建立岗位责任和检查、考评、奖励制度，对档案工作成绩突出的单位和档案工作人员 (专、兼职)给予表彰和奖励。

第三十一条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚。

第九章 附  则

第三十二条   本办法自发布之日起执行。本办法由档案馆负责解释。