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档案利用服务指南

【作者】:档案馆 【发布时间】:2015-05-03


 

档案利用服务指南

查阅档案人员需提供的基本资料
   1.在读学生凭所在院(系、部、所)开具的介绍信、本人身份证件。
 2.教职员工凭所在院(系、部、所)开具的介绍信、本人身份证件。
 3.离退休职工凭学校离退休处开具的介绍信、本人身份证件。
 
档案保管利用室服务指南
 
一、服务内容与范围
学校档案馆保管着建校以来所有的教学、科研、基建、人事、财务、国有资产等门类齐全的各类档案,馆藏案卷级档案127783卷,文件级档案20790件,可为利用者提供查档咨询、目录检索、档案()借阅、档案复制、出具证明、函电预约查档等服务。
二、服务对象
学校部、处、室等职能部门、各学院(系、部、所)、国家公权力机关及相关个人等。
三、服务说明
1. 查档手续
凡在校职工、学生、校友和组织持介绍信和工作证、身份证等合法证件,可以查阅本馆开放档案;查阅未开放档案,须持所在单位、有关部门的介绍信和工作证、身份证等合法证件,说明查档范围和利用目的,经学校有关部门和本馆同意后,方可查阅利用。
2. 查档程序
来访接待—→查阅登记—→检索查询—→调卷阅览—→摘抄、复制—→查档交费—→出具证明—→案卷检查—→入库上架
3. 查档须知
1)利用者可以直接到本馆档案利用室查阅档案,特殊情况可通过信函、电话、预约等方式委托保管利用室代查档案。
2)检索工具由本馆接待人员提供并负责检索。
3)抄录档案须经本馆接待人员同意,不得抄录与所查问题无关的内容,抄件经接待人员同意后方可带走,需要复制档案时,可提出申请,经批准后本馆代为复制,未经本馆同意,任何单位和个人不准自行公布馆藏档案内容。
4)阅卷完毕,利用者将档案清点后交还接待人员核对,接待人员检查档案的数量和完好情况,确定无误后入库上架。
5)档案资料原则上不外借,只限馆内查阅,如确需借出,须经学校相关部门和馆领导同意,履行登记手续,借期不得超过7天,到期必须归还,特殊情况需继续利用可办理续借手续。
6)查阅密级档案者,必须经学校有关部门和馆领导批准后方可实施,并严守档案机密,不得泄露有关内容。
7)查档者必须对档案资源妥善保管,严加爱护,严禁折叠、涂划、损坏档案资料,确保档案完整。
8)严禁在阅档室吸烟、喧哗等影响档案安全和档案利用的行为。
9)自觉维护公共卫生,保持阅览室清洁、肃静。
10)查档者应主动提供档案利用效果,如实填写有关表格,及时反馈档案利用信息。
4. 查档收费
凡利用本馆档案按照规定收取保护、复制、证明费用;利用本单位或本人形成、移交、捐赠、寄存的档案,本馆收费按物价部门制订的标准执行。
四、联系方式
1.联系人: 李老师                                      2.联系电话:029-87082954
五、办公地点、时间
1.办公地点:西北农林科技大学档案馆档案保管利用室(档案馆105室)
2.办公时间:周一至周五,冬:上午8:00-12:00,下午2:00-6:00
                                         夏:上午8:00-12:00,下午2:30-6:30
 
 
 
学生人事档案室服务指南
 
一、服务内容与范围
保管在校学生档案、转递毕业生档案、办理学生学籍变动档案手续、接待校内外单位查阅档案。
二、服务对象
学校教务处、学生处、各学院(系、部、所)、学校部、处、室等职能部门,以及学生本人等。
三、服务说明
1.因工作需要查(借)阅学生人事档案时,应持有学院(系、部、所)、学校部、处、室等职能部门出具的查(借)阅档案介绍信。
2.查阅人员应是学校在职人员,且是中共党员。学生,兼职辅导员不能查阅档案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
3.档案一般不外借,如有特殊情况需要借出使用,须经学校有关部门和馆领导批准后方可借出,借出时间不得超过3天(含休息日);借出的档案,不得擅自转借他人。
4.各单位只能查阅本单位的学生档案,跨单位查阅学生档案,应经有关单位负责人和档案馆主管领导批准后,方可查阅。
5.查阅学生档案只限在档案馆学生档案室。查阅和借用档案的单位或个人不得擅自复制档案内容。
6.外校考入我校的研究生,确因正当需要复印本科或硕士成绩单的,应由学院(系、部、所)出具介绍信,办理复印手续。
7.因出国等需要复印“在校、出生、无犯罪记录、亲属关系”等材料的,须由学生所在院(系、部、所)出具证明,方可复印。
8.查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、错装、漏装档案材料;查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,对违反者,视情节轻重,根据《中华人民共和国档案法》给予处理。
四、联系方式
1.联系人:杨老师(负责本科生档案),张老师(负责研究生档案)
2.联系电话:029-87082957
五、办公地点、时间
1.办公地点:西北农林科技大学档案馆学生人事档案室(档案馆306室)
2.办公时间:周一至周五,冬:上午8:00-12:00,下午2:00-6:00
                             夏:上午8:00-12:00,下午2:30-6:30
 

 


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