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关于做好2017届毕业生档案转递工作的通知

【作者】: 【发布时间】:2017-06-15


各学院(系)、就业指导中心:

为了做好2017届毕业生档案转递工作,根据国家有关学生档案管理的规定,结合我校的实际,现将档案转递工作相关事宜安排如下:

一、时间安排

本届毕业生档案转递工作自2017年6月17日开始,至2017年7月14日结束,共分四个阶段。各阶段工作安排如下:

1、毕业生档案领取阶段(6月17日-21日)

各学院(系)指派专人到档案馆学生档案室领取毕业生档案及档案袋。

2、档案整理阶段(6月22日-7月2日)

各学院(系)按照《毕业生人事档案材料要求》(附件三)对毕业生档案进行整理、核对,将所有档案材料合并装袋(每名学生装一个档案袋),并在档案袋正面粘贴西北农林科技大学毕业生档案信息单(附件4)。

认真填写《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5),进行分类汇总并打印,随整理好的档案一起在规定的时间段内移交给档案馆。

3、档案移交阶段(7月3日-5日)

各学院(系)在规定时间内安排专人将整理好的毕业生人事档案、学生本人核对确认签字的《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5)纸质表格及电子版、毕业生合影照片(背面需打印姓名、座次)及电子版一并移交档案馆。

4、档案集中转递阶段(7月6日-14日)

档案馆集中办理毕业生档案的检查、转递、信息汇总等工作。

二、档案整理转寄工作流程

1、各学院(系)到档案馆领取毕业生原始档案。

2、各学院(系)对毕业生档案进行整理、核对装入档案馆发放的档案袋内(每名学生装一个档案袋),填写《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5)。

3、各学院(系)从《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5)中筛选出实际需要寄递的信息,将电子版发至档案馆进行审核。(注:主要审核收档部门及地址是否规范,确认规范后学院再制作西北农林科技大学毕业生档案信息单进行粘贴,请在7月3日前电子版地址信息发至QQ:308427535,联系电话:87082101)。

4、各学院(系)根据《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5)筛选出实际需要寄递的信息制作《西北农林科技大学毕业生档案信息单》(附件4),并在档案袋正面进行粘贴。

5、各学院(系)按照《2017届毕业生档案转递情况登记表》(附件5)信息顺序,15个一页对整理好的档案进行打捆,并把纸质版《2017届毕业生档案转递情况登记表》一式放在每捆的上面,以便核对。《2017届毕业生档案转递情况登记表》所列内容必须与每捆档案的顺序和数量完全一致。此单不可删改,若有删改(如档案抽出),要在《2017届毕业生档案转递情况登记表》里将此人档案寄递信息用钢笔或圆珠笔划掉,并在备注栏签上辅导员姓名。

6、各学院(系)将检查校对无误后的毕业生档案,在规定时间内交送至档案馆。

三、注意事项

1、按照国家有关要求,事业单位、国有企业单位、县团级以上单位才能接收档案,非公有制企业不能接收档案,只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。

2、学生签约单位是研究院、设计院等单位的,档案接收单位必须是总院。北京市生源地档案若转递回原籍,档案邮寄地址务必注明北京市具体区县。

3、毕业生档案寄递信息以毕业生派遣单位为依据。各学院(系)要认真填写毕业生档案接收单位及详细地址,仔细核对接收单位所在的省、市、县(区)、街道门牌号和档案接收单位名称。例如:王××签约到杨凌某公司,王××的档案接收单位:杨凌示范区人才交流服务中心;王××档案接收详细地址:陕西 杨凌 展馆西路1号。

4、凡分配到私人企业、合资企业等无法接收人事档案的,“接收档案单位”一栏填写必须是本人工作单位所在地的人力资源和社会保障局或人才交流中心;如果学生所签约的单位不接收档案,学生档案被转回原籍的,“接收档案单位”一栏须填写学生生源地的人力资源和社会保障局或人才交流服务中心。

5、集中转递档案期间若有就业方向变更的,各学院应及时与学生档案室工作人员联系更改事宜;毕业生档案转递工作集中办理结束后,个别毕业生就业方向需要变更的,须持改派后的报到证在开学后到档案馆学生档案室更改相关信息。

6、毕业生档案是根据本人就业通知单相关信息转递的,除西部志愿者等特殊情况外,学校不再保留毕业生个人档案。

7、学生由于没有修完课程等原因造成档案留校的,档案暂时由档案馆保管,待学业完成后,本人应及时与档案馆联系,学生档案室将其档案寄往用人单位;因个人原因造成档案寄出退回的,档案由档案馆暂时保管,学生本人要及时与档案馆联系,提出转递或留存意见。

8、需要查询档案去向的毕业生,可在档案寄出一周后到档案馆查询。

9、学生退学后,档案要及时寄往生源地。

10、涉及毕业生档案转递工作的有关事项,请及时与学校档案馆学生档案室联系,电话:87082957。

 

                                                                                                                               档 案 馆            

                 二〇一七年六月十五日




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