为适应档案管理现代化需要，规范归档文件整理方法，提高工作效率，遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我校档案工作实际，特制定《西北农林科技大学归档文件整理规则》供各归档部门遵照执行。
一、定义
1、归档文件：各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。
3、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与公文处理单为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示和批复为一件（不同年度的也可各为一件）。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
三、质量要求
1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存，原件在前，复制件在后。
2、归档文件的字迹应确保耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。
四、整理方法
1、装订 归档文件应按件装订，装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物，装订不要影响归档文件的阅读和复制。装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文、请示与批复为一件时，复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。每件文件装订时，一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢，如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法，文件过薄可采用胶水粘贴法。
2、分类 归档文件按[年度-档案类目-保管期限]分类。 （1）年度：指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间；无法用成文时间进行排序，将时间定为每年年末。 （2）档案类目：根据《西北农林科技大学档案实体分类》，归档文件分为：党群、行政、教学、科学研究、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、基本建设、财会、外事等。 （3）保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D）。
3、排列 归档文件应在档案分类最低一级类目，同一保管期限内，按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。
4、编号 归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、馆编件号、保管期限等。 （1）全宗号——用阿拉伯数字将学校档案按8个全宗排序。如西北农林科技大学用“8”作代号。 （2）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。 （3）保管期限——归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（Y、C、D）。 （4）件号——文件的排列顺序号。 在档案实体分类的最低一级类目，同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。 （5）类目代码——采用《西北农林科技大学档案实体分类类目》规定的类目代号，分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、设备SB、产品CP、出版CB、基建JJ、财会CK、外事WS。
5、编目 (1)归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时，只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目，馆编件号顺序编制目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。 ①件号——馆编件号。 ②责任者——制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。 ③文号——文件的发文字号（要求全号）。 ④题名——文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。 ⑤日期——文件的形成时间，以8位阿位伯数字标注年月日，如20000802。 ⑥页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数，归档文件按件从“1-n”编写连续页号。 ⑦备注——注释文件需说明情况。盒号可填写在备注项里。 （2）归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型，归档文件目录装订成册并编制封面，作为手工检索工具。
6、装盒 将归档文件按馆编件号顺序依次装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊和备考表。 (1)档案盒：档案盒封面应标明全宗名称，每个档案盒装入归档文件的件数，根据档案盒的空间的容量确定。档案盒背脊设置全宗、年度、期限、类目代码、馆编文件起止号等。 (2)备考表：备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等；整理人是各部门负责整理归档文件人员；检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期是指归档文件整理完毕的日期。 (3)上架：档案盒上架按年度-档案类目-保管期限顺序竖放排列（即档案盒长作背脊）。