各处室、有关单位：

为做好学校2020年各类纸质文件和电子文件材料归档工作，根据《档案法》和学校档案规范化管理要求，现就有关事项通知如下：

一、归档内容

1.各单位按照《西北农林科技大学各部门档案归档范围》（附件1，详见：https://dwz.cn/iFiYJoKm）确定的内容收集和整理材料。

2.2019年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3.各单位在2019年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

4.2019年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校合并20周年纪念会、学校教学工作会议、教代会、学代会（研代会）、新冠肺炎疫情防控等及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

5.2019年度以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物。

6.2019届本科毕业生学籍档案和毕业研究生学位档案；2020届毕业生合影照片。

7.学校新冠肺炎疫情防控期间形成的各类文件材料（另行发文）。

二、归档时间

1.各职能部门按年度归档的各类文件材料于5月31日前归档移交。

2.各学院（系、部）等教学部门按教学年度集中归档。本科生学籍档案于6月30日前归档移交，研究生学位档案于10月30日前归档移交。

3.科研、基建等专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档移交。

4.照片档案在活动结束后1个月内归档。2020届毕业生合影照于学生离校前归档移交。

5.重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内归档移交。

三、归档要求

1.各单位要高度重视此项工作，认真落实任务，严格执行《西北农林科技大学档案工作归档流程》（附件2），确保2020年归档任务圆满完成。各单位负责人是归档工作第一责任人。在归档过程中，对造成档案毁损、散失、泄密或归档不完整等情况，责任由各单位自负。

2.严禁将学校开展公务活动中形成的属于归档范围的文件材料据为已有或放置部门自行保管。

3.归档材料须为加盖公章的原件，严禁用复印件。要求用纸规范、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记。其中，红头文件包含正文、签发单、底稿。归档材料必须齐全完整，如请示与批复、正文与附件应一并归档，不得遗漏和散失。

OA系统中的电子文件实行纸质、电子双套制归档。 电子文件必须是最终定稿（PDF)。

4.其他载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档，并确保与纸质材料的一致性。归档的照片、实物档案须标明事由（事件）、时间、地点、人物等背景信息。

5.各单位依据《西北农林科技大学各部门归档文件整理指南》（附件3）、《西北农林科技大学案卷档案整理规范》（附件4）、《西北农林科技大学南大之星档案管理系统操作手册》（附件5）整理归档材料。移交时填写《西北农林科技大学档案移交登记表》（附件6）。移交登记表经部门主管领导和兼职档案员签字后，同纸质档案、归档材料目录移交档案馆。交接双方现场当面清点核对。经档案馆检查，验收合格后方可办理移交手续。

6.各单位在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。

党群、行政、外事档案（孟飞），教学档案（马国胜），科研档案（杨恒），财会、国资、出版档案（康云霞）：87082943。

基建档案（李玉珂）、声像档案（李高峰）：87082101。

疫情防控期间，档案馆以在线咨询指导为主。正式开学后，以检查指导为主。

                                           校长办公室

                                             2020年3月10日