档案利用服务指南

查阅档案人员需提供的基本资料

   1.在读学生凭所在院（系、部、所）开具的介绍信、本人身份证件。

 2.教职员工凭所在院（系、部、所）开具的介绍信、本人身份证件。

 3.离退休职工凭学校离退休处开具的介绍信、本人身份证件。

档案保管利用室服务指南

一、服务内容与范围

综合档案：学校建校以来所有教学、科研、基建、人事、财务、国有资产等各类档案；

学籍档案：已毕业学生学籍证明、在校期间相关材料查询。

二、服务对象

学校部、处、室等职能部门、各学院（系、部、所）、国家公权力机关及相关个人等。

三、服务说明

1. 查档手续

凡在校职工、学生、校友和组织持介绍信和工作证、身份证等合法证件，可以查阅本馆开放档案；查阅未开放档案，须持所在单位、有关部门的介绍信和工作证、身份证等合法证件，说明查档范围和利用目的，经学校有关部门和本馆同意后，方可查阅利用。

2. 查档程序

来访接待→查阅登记→检索查询→调卷阅览→摘抄、复制→出具证明→案卷检查→入库上架

3. 查档须知

（1）利用者可直接到本馆档案利用室查阅档案，特殊情况可通过信函、电话、预约等方式委托保管利用室代查档案。

（2）检索工具由本馆接待人员提供并负责检索。

（3）抄录档案须经本馆接待人员同意，不得抄录与所查问题无关的内容，抄件经接待人员同意后方可带走，需要复制档案时，可提出申请，经批准后本馆代为复制，未经本馆同意，任何单位和个人不准自行公布馆藏档案内容。

（4）阅卷完毕，利用者将档案清点后交还接待人员核对，接待人员检查档案的数量和完好情况，确定无误后入库上架。

（5）档案资料原则上不外借，只限馆内查阅，如确需借出，须经学校相关部门和馆领导同意，履行登记手续，借期不得超过7天，到期必须归还，特殊情况需继续利用可办理续借手续。

（6）查阅密级档案者，必须经学校有关部门和馆领导批准后方可实施，并严守档案机密，不得泄露有关内容。

（7）查档者必须对档案资源妥善保管，严加爱护，严禁折叠、涂划、损坏档案资料，确保档案完整。

（8）严禁在阅档室吸烟、喧哗等影响档案安全和档案利用。

（9）自觉维护公共卫生，保持阅览室清洁、肃静。

（10）查档者应主动提供档案利用效果，如实填写有关表格，及时反馈档案利用信息。

四、联系方式

1.联系人： 王老师                         2.联系电话：029-87082954

五、办公地点、时间

1.办公地点：西北农林科技大学南校区档案馆108室

2.办公时间：周一至周五，冬：上午8:00-12:00，下午2:00-6:00

                                                  夏：上午8:00-12:00，下午2:30-6:30

学生人事档案室服务指南

一、服务内容与范围

在校学生人事档案：接收新生人事档案、保管在校学生档案、转递毕业生档案、办理学生学籍变动档案手续、接待校内外单位查阅档案。

二、服务对象

具有西北农林科技大学学籍且档案存放于我馆的所有在校本科生和研究生。

三、服务说明

1.因工作需要查（借）阅学生人事档案时，应持有学院（系、部、所）、学校部、处、室等职能部门出具的查（借）阅档案介绍信。

2.查阅人员应是学校在职人员，且是中共党员。学生，兼职辅导员不能查阅档案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

3.档案一般不外借，如有特殊情况需借出使用，须经学校有关部门和馆领导批准后方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出的档案，不得擅自转借他人。

4.各单位只能查阅本单位的学生档案，跨单位查阅学生档案，应经有关单位负责人和档案馆主管领导批准后，方可查阅。

5.查阅学生档案只限在档案馆学生档案室。查阅和借用档案的单位或个人不得擅自复制档案内容。

6.外校考入我校的研究生，确因正当需要复印本科或硕士成绩单的，应由学院（系、部、所）出具介绍信，办理复印手续。

7.因出国等需要复印“在校、出生、无犯罪记录、亲属关系”等材料的，须由学生所在院（系、部、所）出具证明，方可复印。

8.查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、错装、漏装档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处理。

四、联系方式

1.联系人：叶老师（负责本科生档案），张老师（负责研究生档案）

2.联系电话：029-87082957

五、办公地点、时间

1.办公地点：西北农林科技大学南校区档案馆306室

2.办公时间：周一至周五，冬：上午8:00-12:00，下午2:00-6:00

                                                夏：上午8:00-12:00，下午2:30-6:30